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广西壮族自治区企业事业单位管理文件材料归档整理试行规则

发表时间:2009-06-10 10:54:24    来源:

广西壮族自治区企业事业单位管理文件材料归档整理试行规则

 

        为了进一步提高企业事业单位档案管理的标准化、规范化和现代化水平,充分发挥电子计算机在档案管理中的作用,改革传统档案整理方法,简化归档整理程序,提高档案工作效率,更好地服务于企业事业单位生产经营和各项管理工作,特制定本规则。

        第一条   本规则规定了企业事业单位管理文件材料归档整理的原则、方法和基本范围。

        第二条   本规则依据国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》和国家标准GB/T118222000《科学技术档案案卷构成的一般要求》,参照档案行业标准DA/T222000《归档文件整理规则》制定。

        第三条   本规则适用于工业企业、非工业企业、非生产性企业公司及各类事业单位在职能活动中形成的办理完毕、应归档保存的各种纸质管理文件材料的整理。科技文件材料、会计和干部职工个人历史文件材料的整理不适用于本规则。

        第四条   企业事业单位档案管理文件材料归档整理的原则是以管理文件材料为对象,依据企业事业单位管理职能进行分类的整体分类体系不变,将管理文件材料以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化。

        第五条   管理文件材料的整理单位。一般以每份文件材料为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。

        第六条   管理文件材料应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

        第七条   管理文件材料分类。对同一年度形成的管理文件材料,将文件按分类标准确定的最低一级类目分开(亦可只分到一级类目),再将同一类目内文件按划定的保管期限分开。

        第八条   管理文件材料可在分类方案的最低一级类目内按事由结合时间、重要程度等排列,或者按时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

        第九条   管理文件材料应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页右上端的空白位置加盖档号章并填写相关内容。档号章统一采用GB/T118222000的格式,式样见图A7。档号应填写全宗号、年度、分类号、盒号,全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定,一般不设有的可以不填,年度即文件材料形成的年度,分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号,盒号是档案按大类分年度的顺序排列或按年度分大类的顺序排列后的流水号;序号即件号,可填分类方案最低一级类目内流水编号,也可填盒内流水编号,但同一个立档单位必须保持统一。

        保管期限统一标注在案卷脊背档号栏的上方(案卷脊背格式见GB/T118222000A2),可直接填写,也可用色标区分:红色代表永久、黄色代表长期、绿色代表短期。每件文件材料可不标注保管期限。

        第十条   管理文件材料应以大类或年度编制归档文件目录。文件材料应逐件编目,来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录采用GB/T118222000的格式(见图A3)。档号、保管期限分别填写该页目录所对应归档文件的档号和保管期限;序号填写内容同档号章中的序号;文件编号,填写文件的发文号;责任者,填写文件材料的形成部门或主要责任者;文件材料题名,填写文件标题,没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[  ]”;日期,填写文件材料的形成日期,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909;页号,填写每件文件材料的页数,文件中有图文的页面为一页;备注,注释文件需说明的情况。

        归档文件目录应装订成册并编制封面。目录可根据档案的排架方式按归档文件的类别或年度编制,目录封面相应标明全宗名称、起止年度、归档文件的类名,全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范简称。

        第十一条   管理文件材料分类编件号后装入档案盒。档案盒统一采用GB/T118222000的格式(脊背格式见图A2,卷盒封面格式见图A1,备考表格式见图A4),卷盒封面项目除立卷单位和密级外,其它项目可不填;脊背项目中的案卷题名不须填写;备考表项目中立卷人由整理人签名,检查人应由该盒归档文件质量审核者签名,互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号,档号后应注明档案载体形式,并用括号括起。

        第十二条   本试行规则于2002年起执行。

        第十三条   本试行规则由广西壮族自治区档案局负责解释。