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广西壮族自治区地、市、县档案馆业务建设规范

发表时间:2014-04-22 16:37:12    来源:

1. 为了加强地市县档案馆的业务建设,逐步实现档案馆业务工作规范化,不断提高科学管理水平,有效地为各机关、团体、企事业单位和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》和《档案馆工作通则》等有关规定,制定本规范。

 

2.  档案馆的基本任务

2.1 接收与征集档案。

2.2 科学地管理档案。

2.3 开展档案的利用工作。

2.4 编辑出版档案史料。

2.5 积极为编史修志提供档案资料。

 

3.  档案的接收与征集

3.1   接收范围

3.1.1   本级各机关、团体及其所属单位形成的档案;部分二级机构有保存价值的档案;撤销机关、团体的档案;市县所辖的乡镇党委和政府及其工作部门形成的档案;工厂、学校、村民委员会中有代表性的单位形成的档案及其余单位在某一时期、某一事件中形成的具有重大影响或重要凭证作用的档案。

3.1.2   经协商同意接收的民主党派机构形成的档案;集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有价值的档案和著名人物形成的档案。

3.1.3   中华人民共和国成立以前的各种档案。

3.1.4   有助于了解立档单位历史及其档案内容的各种资料。

3.2    接收内容包括各种门类和载体的档案。

3.3   接收档案的质量要求

文书档案应符合广西档案局桂档字[1989]7号《广西壮族自治区机关文书档案案卷质量标准》,科技档案应符合国家标准GB/T11822—89《科学技术档案案卷构成的一般要求》。各种专业档案应符合各有关专业档案案卷质量标准。

3.4   接收档案的期限按照《档案馆工作通则》第七条的规定和我区的具体情况接收立档单位保管十年左右的档案。撤销机关、团体的档案可随时接收,同时征集本地区重要事件的档案。

3.5   接收档案的要求和手续

3.5.1   接收档案应保持全宗的完整性,并按规定整理好。

3.5.2   立档单位编制的组织沿革、全宗介绍和有关检索工具随同档案接收。

3.5.3   交接双方根据移交目录清点核对,并在交接文据上签名盖章。

3.6   档案馆应向社会公布征集档案资料的办法,并采取各种措施,积极有效地征集散存在社会上的档案史料。

 

4.   档案的整理

4.1   全宗的划分

民国时期档案,若档案数量多,全宗界限明确的应分设全宗,一般设汇集全宗。革命历史档案设汇集全宗。建国后档案按照《机关档案工作业务建设规范》规定的一个机关在其工作中形成的各种门类和载体为一个全宗

4.1.1   新成立的机关,一个机关分为两个以上的机关,几个机关合并为一个机关,都应分别建立新的全宗。

4.1.2   机关改变领导关系、名称,但其工作性质和业务范围未发生变化,仍接续原来的全宗。

4.1.3   机关的内部机构一般不建立单独全宗。

4.1.4   临时机构一般不建立单独全宗,其档案应纳入主管机关档案全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导,执行全局性的任务,为期比较长的,应建立单独全宗。

4.1.5   各地市县党委与所属的工作部门以一九八六年为界分设全宗。

4.2   全宗排列编号按照档案形成的历史时期结合全宗群排列,新接收全宗按进馆先后依次续排,按自然数进行大流水编号。已编有空号的要以新接收进馆全宗填满空号。全宗号取消代字代号,已有代字代号的全宗要依次往后排列、编号,全宗排列、编号完毕后建立名册。

4.3   全宗内档案的分类采用年度组织机构(或问题)分类,同一全宗分类方法应保持一致。

4.4   案卷目录划分、排列与编号

永久、长期保存的档案分别编制目录,100—500条条目内组为一体案卷目录。撤销的临时机构档案案卷数量较多时,可在有关全宗内单独编制目录。科技档案、专业档案和非纸质档案数量较多的可单独编制目录。各目录按编制的先后次序排列、编号。单独构成全宗的撤销单位,其短期案卷目录排在其它目录之后,依次编目录号。

4.5   案卷排列与编号

在同类别或同年度中,按机构(或问题)排列。科技档案、专业档案较多时单库排列,较少时,可在本年度文书档案后续排。档案较少的临时机构撤销时,其档案应单独设类,排在有关单位全宗当年档案的最后。撤销单位的短期档案不多时,应接着其它档案顺序排列。同一目录内案卷排列次序按自然数列进行流水编号。

 4.6   资料的整理

图书按《中国图书馆图书分类法》分类和排列,编制分类目录和书名目录。报刊按报刊名分年度或月份装订和排列,编制报纸、刊物名称目录。文号文件汇编,按级别、系统、单位、时间顺序排列。专题文件汇编按时间顺序排列。

 

5.   档案的保管

5.1 档案馆建筑应符合中国城乡建设环境保护部、国家档案局标准JGJ25—86《档案馆建筑设计规范》要求,没有达到要求的要逐步进行改造。

5.2档案装具应符合国家行业标准DA/T6—92《档案装具》和国家标准

GB/T9705—88《文书档案案卷格式》的规定。档案馆应设置温湿度计、复印机、音像档案复制设备、去湿机、吸尘器、空调设备和电子计算机。

5.3   档案的修复

5.3.1   修复工作要分轻重缓急、有计划、有重点、有步骤地进行。首先抢救珍贵有价值的档案。

5.3.2   档案修复要求材料质量好,托裱材料要用棉纸,修复方法要科学,修复后档案要保持原貌。

5.3.3   要逐步开展档案裉变字迹恢复工作。

5.4   档案资料的存放

5.4.1   档案馆应编制有规律的库房号。库房内的档案柜自上而下、从左到右顺序编号。柜内案卷从左到右顺序排列。库房编有档案存放索引,柜子编有箱号、全宗号、目录号、案卷起止号。

5.4.2   档案与资料分开存放。永久、长期保管的档案应实行分库或分别存放。民国时期档案、革命历史档案、建国后档案及图书、报刊、文件汇编分别存放。不同规格的档案以数量多少确定是否单独存放。非纸质档案按载体形式、规格单独存放。

5.5   各全宗建立全宗卷,设立全宗卷柜。全宗卷应有:立档单位和全宗历史考证、整理工作方案、档案资料保管、收进、移出、销毁情况、各种统计材料和交接文据及全宗介绍、立档单位大事记等内容。

5.6   馆藏档案和资料应进行定期检查,发现情况要及时处理,并做好登记。

5.7   档案馆应保持整齐、清洁、美观的馆容馆貌。

 

6.   档案的鉴定与销毁

6.1   鉴定工作应由档案馆负责人、保管或提供利用的工作人员及有关机关的人员共同组成鉴定小组,按有关规定和要求进行鉴定。档案馆工作人员在日常工作中,应注意分析档案的价值,并对到期档案提出存毁意见。

6.2   对失去保存价值的档案,由鉴定小组征求有关部门意见,写出鉴定工作报告,填写销毁清册,报请主管领导批准后指派二人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

 

7.   档案的统计

档案馆要建立各种基础统计台帐,如设备、人员、档案案卷收进和移出、全宗目录和馆藏数量、利用情况等,做好登记工作,及时准确地统计和上报《档案事业基本情况统计年报》,并对本馆各种数据各项指标进行分析。

 

8.   档案的检索

8.1   档案馆要求编制必备的案卷目录,案卷文件目录(案卷全引目录),选编专题目录、专题卡片、人名索引等。

8.2   档案馆要编制档案馆指南、全宗指导南(全宗介绍)。

 

9.   档案利用

9.1   档案馆应具备阅览室、检索室、接待室、陈列室等档案利用场所。

9.2   档案馆工作人员要执行各项规章制度,熟悉馆藏,了解社会需求,积极主动地做好服务工作,对重要档案资料以复制件代替原件提供利用。

9.3   档案开放要按照《档案法》、《档案法实施办法》及广西区档案局桂档字[1992]181920号文转发国家档案局的《各级国家档案馆开放档案办法》、《外国组织和个人利用我国档案试行办法》及执行两个办法有关注意事项的通知执行。

9.4   档案馆应通过档案利用效果登记表等多种渠道,积极主动收集反馈信息和利用效果,及时分析研究,定出改进提供利用措施并开展利用效益宣传。

9.5   档案馆要根据档案内容和本地区中心任务,组织档案陈列、展览、出版档案史料汇集、利用报刊、电台、电视台等宣传工具,宣传档案的作用,增强社会档案意识,扩大社会影响,提高知名度。

10.   档案的编研

档案馆应根据本馆馆藏档案内容和本地区中心任务,自编或配合有关部门编写主要为改革开放、经济建设服务的档案资料汇编;研究馆藏档案内容,编纂综合性或专题性档案史料。

11.   制度

档案馆要制定工作人员岗位责任制,库房管理制度,保密、保卫制度,借阅、利用制度及统计制度等。

 

12.   附则

本规范自发布之日起执行。