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广西壮族自治区归档电子文件整理规则(试行)

发表时间:2014-04-22 16:59:26    来源:

1.总则
1.1 
为加强电子文件的归档与管理工作,提高归档电子文件的整理质量,特制定本标准。
1.2 
本标准规定了归档电子文件整理的原则和方法。
1.3 
本标准适用于我区各级机关、团体。企事业单位和其它社会组织可参照执行。
2.
定义
本标准采用下列定义
2.1  
电子文件
指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
2.2  
归档电子文件
指立档单位在职能活动中产生的,具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件,主要包括文本文件、背景信息和元素据。
2.2.1  
文本文件:一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件,以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。
2.2.2  
背景信息:指描述电子文件形成的原因、作用、办理过程、结果、上下关系以及对其产生明显影响的历史环境等信息。
2.2.3  
元数据――指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
2.3
归档电子文件整理
将归档电子文件以件为单位进行分类、排列、著录、编号、编目,使之有序化的过程。
2.4

归档电子文件的整理单位。每份归档电子文件为一件。
3.
整理原则
遵循电子文件的形成规律,保持电子文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
4.
质量要求
4.1
归档的电子文件应齐全完整,特别是相关电子文件的支持软件和管理数据的齐全完整。
4.2
归档的电子文件应真实有效,归档电子文件的文本文件应是最后定稿,图形文件应包括形成记录和最新版本,各种文件的草稿、定稿依据需要归档。有条件的单位应采用电子文件签章技术或认证体系等确认电子文件的有效性。
4.3
归档的电子文件应采用国家规定的规范格式,以保证电子文件的长期可读性。
4.4
归档的电子文件应经过整理和编辑。
5.
整理方法
逻辑归档的电子文件一般不要进行整理。物理归档的电子文件必须进行整理。
5.1  
分类
同一单位的电子文件应在其全总内按:
1)档案类别――年度――保管期限
2)档案类别――保管期限――年度
3)档案类别――年度――保管期限――机构(问题)
4)档案类别――保管期限――年度――年度――机构(问题)
等分类方案中的一种进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.1.1
按年度分类
将电子文件按其形成年度分类。
5.1.2 
按保管期限分类
将电子文件按划定保管期限分类。
5.1.3 
按机构(问题)分类
将电子文件按其形成或承办结构(问题)分类。
指导性分类方案如下:
1)所有单位都可按档案类别――年度――保管期限分类方案进行分类。区直单位一般按档案类别――年度――保管期限――结构分类方案进行分类。
2)市县级单位一般按档案类别――年度――保管期限――问题分类方案进行分类。问题类包括党群工作类、行政管理类、业务工作类三大类。
3)自治区各级党委、政府、人大、政协办公厅(室)可按自治区档案局制定的分类方案进行分类。  (详见文书档案分类方案)
4)有档案工作行业标准的单位可按行业标准执行。

5.2 
排列
归档电子文件应在分类方案最低一级类目内,按电子文件成文时间先后顺序排列。
5.3
编号
归档电子文件应按分类方案和排列顺序逐件编号。
5.4
著录标引
归档电子文件使用《广西壮族自治区电子档案管理系统》,按照《档案著录规则》著录标引,著录项目依照《广西壮族自治区电子档案管理系统》设置项目进行。
5.4.1 
档案类别
电子文件档案的一级类目名称。
5.4.2 
类目
作为电子文件分类方案类目的结构(问题)名称或规范化简称。
5.4.3 
保管期限
归档电子文件额保管期限的简称。
5.4.4 
年度
归档电子文件的形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如2005
5.4.5 
全宗号
档案馆给立档单位编制的代号。
5.4.6 
盒号
两套制归档电子文件相对的纸质档案盒的排列顺序。
5.4.7 
件号
电子文件的排列顺序号。编制方法位:在分类方案的最低一级类目内,按电子文件排列顺序从“1开始标注。
5.4.8 
题名
电子文件标题。没有标题或标题不规范的,要自拟标题,外加“[ ]”号。
5.4.9 
文号
电子文件的发文字号。
5.4.10 
责任者
制发电子文件的组织或个人。即电子文件的发文机关或署名者。
5.4.11 
页数
每一件归档电子文件的页数。
5.4.12 
密级
电子文件保密程度的等级。
5.4.13 
备注
注释电子文件需说明的情况。
5.4.14 
主题词
在标引盒检索中用以表达电子文件主题内容的规范化的词或词组。
5.4.15 
成文时间
电子文件的形成时间。以8位阿拉伯数字标注年月日,如20050303
5.4.16 
稿本
电子文件的文稿。文本盒版本。
5.4.17 
载体类型
归档电子文件存储载体类型的名称。
5.4.18 
载体数量
采用阿拉伯数字标注。
5.4.19 
载体单位
电子文件存储载体的统计单位。采用“张”、“盒”、“个”标注。
5.4.20 
载体规格
电子文件存储载体的尺寸及型号等。
5.4.21 
电子文档号
电子文件编号。各单位赋予每份电子文件的代码。
5.4.22 
信息类型
电子文件的信息存在形式分类名称。
5.4.23 
全文标识
对特别重要的电子文件的历次草稿需要保存时,每一稿应以不同标识加以区别。
5.4.24 
电子文件背景信息
指描述电子文件形成的原因、作用、办理过程、结果、上下关系以及对其产生明显影响的历史环境等信息。
5.4.25
原文位置
描述机读的电子文件全文位置及文件名、文件类型的一组字符串
5.5 
编目
归档电子文件应依据分类方案盒件号顺序归档电子文件机读目录。
5.5.1 
归档电子文件应逐件编目。编目在《广西壮族自治区电子档案管理系统》进行。
5.5.2 
归档电子文件机读目录封面在《广西壮族自治区电子档案管理系统》生成。其中全宗名称即立档单位的名称应使用全称或规范性简称。
6.
本标准解释权在广西壮族自治区档案局。