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基建项目档案工作
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做好重点建设项目档案工作的步骤和方法

发表时间:2014-04-22 16:28:17    来源:

项目档案是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。一个项目从立项、设计、施工、监理、验收的过程中形成大量的文件材料,为使项目档案齐全完整准确,就需要一套行之有效的方法加以保证。建设项目档案工作的步骤和方法概括起来主要有以下几个方面:

1、健全档案管理体制

行文明确分管领导和档案人员。项目立项后,成立项目办,之后就要明确哪位领导分管档案工作,哪位同志负责档案工作。

2、制定档案工作规章制度、业务规范

主要制定《项目文件立卷归档办法》、《项目档案保管期限表》、《项目档案保管制度》、《项目档案利用制度》等。

3、跟踪了解建设项目招投标情况

档案人员要及时了解项目的招投标情况,一方面可以及时将招投标过程中产生的文件及时归档;另一方面,可以了解项目的参建单位,便于下一步指导项目文件材料的归档工作。

4、将项目档案管理纳入合同管理

将项目档案管理纳入合同管理,是保证项目档案齐全完整的有力措施。一个项目,参建的单位很多,少则五、六个,多则上百个。因此,档案人员应及时将建设项目过程中产生的文件材料的整理、归档、移交时间、份数、套数和违约责任等内容向有关领导和负责合同的人员沟通,以保证签订的合同中有项目档案管理的内容。

5、明确参建单位兼职档案人员,建立档案管理网络

项目办要和参建单位联系,要求每个参建单位都要明确一名兼职档案人员,负责文件材料的收集、整理、立卷归档工作。

6、对项目档案管理人员进行档案业务知识培训

培训内容:①《档案法》、《广西壮族自治区档案条例》的有关精神,提高档案意识。②标准办法,主要有国家档案局关于《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》,国家档案局、发改委《关于重大建设项目档案验收办法》以及有关行业关于档案工作的标准规范,以及结合本项目实际制定的项目文件材料归档办法等等。

7、设置必要的档案保管条件

①设置档案库房,具有八防措施;②购置必要设备,如计算机、复印机、空调等;③统一档案装具,如档案柜架、卷皮、卷盒等。

8、项目办档案人员阶段性的检查、指导

1)开工之初,项目办档案人员要检查各参建单位在建设过程中形成的文件材料字迹材料是否符合要求,各种表格格式是否符合要求,有关文件材料盖章签字是否规范等等,除纸质文件外,其它载体的材料也要及时收集归档。

2)竣工文件编制阶段

竣工图是反映工程实际状况的唯一依据。要注意竣工图的编制。①竣工图应准确、清晰、修改到位。②更改内容要在相关图纸上和相关部位上修改到位,并注明修改依据。③应逐件加盖竣工图章、竣工图章中的内容应填写齐全、清楚,不得代签。④应有竣工图编制说明,设计变更清册,变更依据性文件上应标明被修改的图号。

3)立卷整理阶段

建设项目试生产后,着重立卷归档工作。项目办档案人员要对参建单位的兼职档案人员进行业务指导,重点指导组卷、编号、卷内目录、备考表的填写,案卷题名的拟写、保管期限的划分等等。由于参建单位多,最好采取以点带面的方法进行,以一个参建单位为样板,其它参建单位学习观摩、既省时又省力,效果很好。

4)监理审核阶段

监理审核的要点是竣工图是否符合现场实际,设计变更的内容是否反映到竣工图中,审核之后要编制竣工图审核报告。

9、办理移交手续

包括两个方面:一是设计、施工、监理等参建单位将整理好的档案向项目办移交;二是项目办向生产使用单位移交,移交手续齐全,有移交清册和经手人签名。

10、档案排架、编目

按分类方案进行档案的排架编目,一般来讲要有案卷目录和全引目录或专题目录。特别要注意,各种特殊载体的档案也要编制案卷目录。

11、自查

上述任务完成后,建设单位要对照重大建设项目验收办法和验收标准进行自查。

12、申请档案验收

项目建设单位应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告,并填报《重大建设项目档案验收申请表》,申请项目档案验收要符合《重大建设项目档案验收办法》中明确提出的4个条件,同时内容要完整、准确。

13、预验收与整改

这项工作很重要,是保证项目档案齐全完整和项目档案验收顺利通过的有力措施。预验收有两种方式:一是请组织验收的单位组织有关专家进行预验收;二是请当地档案行政管理部门会同主管机关档案部门进行预验收。预验收组提出意见后,生产单位或项目办领导要高度重视,拿出整改方案,由项目办会同有关参建单位共同整改。

14、验收

项目档案验收一般应在项目竣工验收3个月之前完成,项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议,项目建设单位、设计、施工、监理单位的有关人员列席会议。检查项目档案采取质询、现场查验的方式进行。重点检查项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要的合同、协议等。